Lucru de acasă e productiv cu atitudinea potrivită. Câteva sfaturi după ce am simțit capcanele pe pielea mea

E oficial. Pe cât se poate, o mare de oameni va lucra de acasă zilele acestea. Aparent acest rău necesar acum, e de fapt visul de odinioară cu jobul de vis în care să lucreze acasă. Dar este cu adevărat productiv? Dar oare oricine poate lucra de acasă fără ghidaj și fără condițiile și mentalul pe care le aduc un birou? Zilele acestea văd persoane care au prea mult timp  pe care îl consumă distribuind mesaje pe Facebook, așa mă gândesc că poate și articolul meu poate fi de ajutor. 😎

munca de acasa- sfaturi Corina Stefan
Cam așa arată lucru de acasă zilele acestea 🤔

În urmă cu aproape trei ani am ales lucrez majoritar de acasă. De fapt, pot practic să lucrez de oriunde. Am scris chiar pe malul lacului sau lângă piscină. În jobul meu, un laptop sau chiar o tabletă,  hotspot sau internet mobil de orice natură sunt unelte suficiente să îmi duc la bun sfârșit o bună parte dintre taskuri. La sediu trec pentru chestii administrative sau să verific corespondența sporadică pentru că acum inclusiv comunicarea e majoritar online. A fost una dintre deciziile bune pe care le-am luat, dar nu a fost simplu. Aceasta pe că lucru de acasă vine la pachet cu propriile capcane. Pe de altă parte sunt și multe lucruri bune pe care personal le apreciez. 

În ultimele zile s-au publicat mai multe articole pe tema cum să fii eficient când lucrezi de acasă.  Sfaturile sunt bune. Deși vineri eram cu elan, m-am ponderat. Văzând relaxarea din social media văd util să adaug și din experiența mea. Un lucru important în lucru de acasă pe care nu l-am văzut în alte părți:  atitudinea e primul ingredient în adaptare. 

Avantajele lucrului la domiciliu

Când am ales să lucrez mai mult de acasă am făcut o listă de avantaje și dezavantaje și este evident încotro a înclinat balanța. 

  • 🤩 Clar un birou oriunde și ieftin era ok. Eficiență de cost.
  • 🤩 În primul rând salvam timpul deplasării, cel puțin două ore pe zi pe care le puteam dedica muncii sau activităților personale, nu statului în trafic. 
  • 🤩 Consum redus de benzină. 
  • 🤩 Eliminam o sursă de stres – traficul. 
  • 🤩 Mai târziu am văzut că pot eficientiza chiar și mai bine timpul adunând într-o singură zi mai multe întâlniri, pe care le puteam conecta spațial. 
  • 🤩 Lipsa întreruperilor directe ale colegilor. Când lucrezi singur, poți prioritiza altfel și lăsa distragerea de o parte. Doar dacă ești atent la ce contează.  Mie mi-a luat timp de adaptare și a trebuit o bună bucată de vreme să văd ce îmi consumă timpul. Există tool-uri care vă ajută, le împărtășesc la final.
  • 🤩 După ce m-am adaptat și organizat, am găsit că un avantaj ar fi să iau prânzul în familie. Mâncat sănătos și conexiune cu oamenii care chiar contează în viața noastră.  
  • 🤩 Pot rezolva alte chestii administrative până la 6 și apoi să continui să lucrez. Cât de mult pot sau în funcție de cât de mult timp am consumat cu alte activități. Diverse tool-uri mi-au rezolvat din decalaje. Povestesc și despre acelea. 

Dezavantajele lucrului de acasă. 

Nu sunt foarte multe, dar pot fi importante. Eu le descriu după cum mi-au apărut în gând, fiecare are alte criterii, într-o altă ordine a priorității:

  • 🤨 Lipsa conexiunii cu colegii sau cu cineva să bei cafeaua de dimineața, oameni cu care să împărtășești preocupări comune lipsește. Dacă mă apuc să vorbesc despre ce fac sau preocupări de la job în familie, posibil să creadă că prind avioane. 
  • 🤨 Familia se așteaptă la prea multă atenție că… tot ești acasă.
  • 🤨Fie  familia devine doar vecina cu care împarți același spațiu, fie familia îți ocupă tot timpul, fie nu o mai vezi deloc deși doar trebuie să deschizi ușa. 
  • 🤨 Tentația să te ocupi de treburi gospodărești care iau prea mult timp. Până la urmă nu faci niciuna bine: nici activitățile de serviciu, nici casnice. 
  • 🤨În funcție de domeniu, nu întotdeauna ai toate resursele la îndemână. În zilele noastre progresiv mai multe activități pot fi desfășurate de acasă.
  • 🤨Pot apărea decalaje cauzate de o rată de răspuns mai greoaie a celor care sunt implicați în același proiect. Și acestea se pot regla cu un minim de proceduri pe care le stabiliți împreună. 

Munca înseamnă responsabilitate, indiferent de unde lucrezi

În ziua de azi avem o mulțime de joburi în care putem lucra de oriunde. Munca, indiferent ce ai face, înseamnă responsabilitate și perseverență. Să faci lucruri cât de bine poți, consistent și susținut, zi de zi. Nu întotdeauna iese perfect, alteori sunt taskuri pe care e bine să admiți că trebuie modificate sau chiar să renunți la ele. Dar și atunci când alegi să renunți la unele sarcini să facă parte dintr-un proces de analiză, de verificare, de muncă până la urmă. 

Este o responsabilitate semnificativă să îți dedici timpul muncii, chiar și atunci când ai impresia că ai tot timpul pentru tine. Pentru că e doar o impresie, toate sarcinile pe care le ai de făcut trebuie făcute, altfel le face altul în locul tău. Și e o responsabilitate față de tine și ceilalți să îți vezi de treabă. 

Capcane ale muncii de acasă

Se întâmplă două lucruri majore: procrastinarea sau, dimpotrivă, fuga în muncă.

A munci de acasă nu înseamnă

…  leneveală 

Munca rămâne muncă de oriunde ai face-o. Acasă poți fi tentat să o iei mai lejer, să lași mai târziu treaba. Nu e nimeni să te vadă că stai prea mult pe Facebook sau pe alte canale sociale, că mergi prea des la frigider, iei pauza de țigară sau că discuțiile pe WhatsApp se repetă prea des, pentru perioade lungi. Dar tu te vezi și volumul de muncă pe care nu l-ai acoperit rămâne un reper, iar tu ești singurul care trebuie să regleze aceste lucruri. 

Fiind o bună bucată de vreme workoholică am trecut mai puțin prin această capcană, dar am avut zile în care nu am scăpat de ea. Și, de cele mai multe ori, recunosc,  procrastinarea venea din frică, în cazul meu de eșec. Poate voi vorbi și despre asta vreodată.

 Zilele acestea e un alt tip de frică, dar aveți grijă că nu frica vă asigură ziua de mâine. 

Ce m-a salvat? Modul în care îmi planific fiecare zi și faptul că nu mi-am îndeplinit sarcinile. Voi scrie mai jos despre acesta.

Dar nici ca munca să devină supliciu

Aceasta este o capcană în special pentru mici antreprenori, freelancers și cei care prin natura lor sunt predispuși la dependența prin muncă. Pentru că da, workoholismul e o dependență – productivă, lăudată de societate, dar totuși e o dependență. 

Ce se întâmplă mai exact? Te izolezi în spațiul de lucru și uiți să te oprești. Muncești zi – noapte.  Uneori te reapuci de butonat chiar și după ce ai zis stop, mai deschizi laptopul odată că ți-a mai venit o idee. Astfel te uită Dumnezeu până dimineața muncind. Dacă împarți spațiul personal cu familia ai de suferit, la fel și familia.  Aceasta se va simți neglijată, poate pusă pe locul doi. Deși în prima fază nu îți dai seama, în timp vei culege spinii unei vieți personale neîmplinite. 

Câteva sfaturi pentru a deveni eficient când lucrezi de acasă

Spuneam că atitudinea contează. Principalul aspect e să realizezi că ești singurul responsabil pentru prioritizarea timpului alocat sarcinilor și muncii, în egală măsură familiei sau cu cine împarți spațiul colocativ. Ambele trebuie ținute în armonie pentru că, lucrând de acasă, ele interferează.

Setarea mentală începe de dimineață

Lucrând de acasă poți fi tentat să lenevești mai mult, să irosești timp browsing din link în link sau pe social media. Începe fiecare dimineața similar modului în care ai merge la lucru. Poate o să ți se pară aiureală, dar zilele acestea, câteva minunte de gratitudine ajută. De cum te trezești,gândește-te că e încă o zi de lucru, fii fericit că ai de lucru,  revizualizează taskurile mental eventual estimează mental cât îți va lua fiecare, ca mai apoi să poți planifica ziua mai ușor.

Trezește-te la aceeași oră, spală-te, schimbă-te și la ora 8 / 9 AM să fii la lucru. Personal, acum am trei alarme. Una este de deșteptare la 5.45 AM ( aceasta pentru zilele pe când încă mergeam la sală, voi schimba mișcarea în aer liber), alta la 8.30 AM (maximul când să plec de la sală), 9.00 AM maximul la care să fiu așezată la birou.

Organizarea zilei și a activităților pe priorități

Agenda zilei și prioritățile le scriu înainte de ultima alarmă. A fost un proces destul de complicat să setez priorități pentru că le priveam pe toate priorități și toate activitățile îmi păreau urgente. În prima etapă am testat metoda lui Steven Covey din Eficiența în 7 trepte (Importanță vs Urgență), dar nu m-a ajutat prea mult pentru că eram tentată să prioritizez toate taskurile importante Și urgente. Chiar nu era cazul, iar la final de zi eram stoarsă și dezamăgită că nu am rezolvat nici măcar primul cadran. 

Cam aceasta ar fi împărțirea recomandată. La mine nu a funcționat. 🙄😏

Cum prioritizez acum

Planific toată luna în agantty.com – proiectul lunar și taskuri până la deadline. Fiecare proiect cu culoarea lui. Activitățile le împart pe zile, în caiet. 

În timp, am început să scriu în dreptul fiecărui task ordin de prioritate și am observat că le pot reduce la două categorii mari. Astfel, acum împart pagina doar în două coloane  De făcut curent  și dezvoltare  ( aici intră inclusiv sarcini administrative, dar care prin neîndeplinire pot periclita activitatea. Aici notez facturi de emis,  plata abonamentelor, revizia mașinii sau să cumpăr cerneală).

Pe toate le scriu în caiet, foaie și stilouri (albastru, roșu și mov).  Gândurile se așează astfel scriind de mână, chiar dacă tot ce facem e secondat de un computer. Iar la final de zi, dacă au rămas taskuri neîndeplinite, eu le scriu pe pagina următoare, în coloana relevantă. Astfel, nu există risc de snooze și să omit. Poate doar dacă vreau sau dacă acel task e total neimportant.:)

planificare caiet - simulare la ziua de maine
Simulare a zilei de mâine în caiețelul cu minuni. Vedeți? Sunt optimistă.:))

Cum te poți stimula să păstrezi un caiet al priorităților?

  • Bifează tot ce ai  lucrat sau dus la capăt. Vei fi fericit cu fiecare task făcut, te vei vedea tare, iar dopamina te va răsplăti și vei continua. Mai nou dacă am subevalua sarcina ca timp (încă fac asta și acum) scriu proporția și trec pentru a doua zi un volum rezonabil (exemplu – am făcut jumătate din proiect azi, scriu ½ în dreptul taskului și trec pe pagina de a doua zi continuarea, ½ din ce a rămas) . 
  • Folosește mai multe culori pentru priorități. Pe mine mă stimulează. 

Vei fi tentat fie să te supra aglomerezi și să fii deznădăjduit, fie să spui ”las că știu ce am de făcut”, așa că urmărind ce ai făcut efectiv și ce urmează să faci și a doua zi.

Capcane pe care le-am observat în stabilirea priorităților

  • 👽 Suntem tentați să stabilim greșit priorități. De multe ori eu am stabilit prioritatea în funcție de presiunea care era pusă pe mine, nu în funcție de urgența taskului. Sunt lucruri care par să nu fie importante, ce scriam mai devreme – de tipul plata găzduirii sau plata facturilor telecom – dar care sunt esențiale pentru desfășurarea activității.
  • 👽Suntem tentați să răspundem la prea multe mailuri care par să devină subit importante. Rămâneți obiectivi, altfel cădeți în capcana primului punct. Reprogramați mailurile la citire dacă aveți proiecte importante în curs. 
  • 👽 Atenție la sarcinile care nu vă plac sau care vin de la oameni care nu vă plac (se întâmplă și asta), veți fi tentați să le lăsați la urmă chiar dacă nu e cazul. Să rămâneți obiectivi e cheia, altfel vă sabotați singuri.

Eliminarea distragerilor

  • 😀 Nu știu dacă pentru toți se aplică, dar eu am ținut ședință în casă că munca e muncă și nu mă bate nimeni la cap. Rareori se bate la ușa mea. 
  • 😀 Am pus telefonul pe silențios. Astfel, mă uit la telefon din timp în timp și sun eu când mă scot din diverse lucruri. La fel intru pe Facebook sau whatsApp. O aparentă pauză de 1 minut la telefon e de fapt o pauză de minim 10 minute să reintri în flux, în starea productivă.
  • 😀 La fel, deschid WhatsApp Web din timp în timp. Colegii sau clienții au senzația că problema lor arde sau e mai importantă decât ce faci.  Disciplina te ajută să nu intri în panică, se întâmplă, că ai putea pierde ceva important. 
  • 😀 O parte din activitatea mea e copywriting și administrarea paginilor de Facebook, totuși nu stau pe Facebook. Programez postările săptămânal sau zilnic (depinde de fiecare), iar pe Facebook intru din timp în timp. Am încercat să accesez Facebook la intervale fixe, dar nu mi-a ieșit. În timp am ales să ”dau o tură” pe Facebook când îmi pierd focusul și așa mă mai repun pe rol.  Încă un aspect important! Mi-am setat notificare să nu stau mai mult de 1 oră pe Facebook și rareori primesc atenționări.

Stabilirea limitelor și a orelor lucru

Programul îl încep la 8.30 prin planificarea zilei, la 9.00 alarma mă mișcă spre butoane. Pauzele le planific la 1 oră, dar nu întotdeauna se întâmplă astfel. Închei ziua la 20.00 de cele mai multe ori, mai ales că eu mă ocup și de chestii administrative. 

Disciplina și pauzele

A fost greu să implementez disciplina lucrului concentrat pe activitatea în curs, din cauza întreruperilor – telefon, WhatsApp și Facebook. Odată ce am implementat disciplina răspunsului la mesaje – ca mai sus, am respectat și din disciplina pauzelor. Pauzele le iau atunci când simt nevoie. Pot sta și câteva ore nemișcată sau, dimpotrivă, să iau pauză când scade concentrarea. Să nu irosesc timp, am început să alternez taskuri. Când simt că nu mă pot concentra la monitor, mă mut să rezolv probleme administrative, dacă se poate afară. În perioada dată, e mai puțin recomandat să ieșiți afară, dar intercalarea activităților când nu mă mai pot concentra chiar funcționează la mine.

Ce mă mobilizează când tind să ”procrastinez”? 

Pe mine mă mobilizează să văd timpul lucrat efectiv, dar aceasta sunt eu. Voi încercați să vă cunoașteți și să găsiți propriile motivații. 

Îmi monitorizez timpul alocat pentru toate activitățile zilei.  Folosesc clockify.com și monitorizez absolut toate activitățile, nu doar cele productive, alocate clienților. Am creat taskuri nemonetizate pentru ”dezvoltare personală” – pentru cursuri și citit personal, ”dezvoltare profesională” – pentru articole de specialitate, podcasturi etc și ”frecat menta” (păi nu asta fac?!) – pentru pauze de tot felul, neproductive. Când încep să văd că am timp nemonetizat mă mobilizez.  Am explicație și leac și pentru prea mult timp alocat fie pentru dezvoltare personală, fie profesională, sunt tot frici, dar nu intru în detalii acum. Poate altă dată. 

În mod similar, mă uit la lista de ”to do” din caiețel. Când sunt prea puține bife, mă montez să prind din urmă. 

Deadline-ul este un motor de motivare pentru mine.

Planurile personale pe care vreau să le duc la capăt sunt stimulatoare. Dacă în programul meu apare cuvântul ”călătorie” am o viteză grozavă, iar creierul meu e puternic conectat. Bine, ordinea e inversă. Mâinile urmează creierul. 

Eu când vreau plimbare… bag muncă. 😀

Spațiul de lucru

Delimitează clar vizual spațiul de lucru. Lucrează la birou, la o masă de laptop mobilă sau  orice dă notă de birou și astfel îi dictați și creierului că sunteți la muncă. Tolăngeala pe canapea sau fotoliu inspiră relaxare și într-un final vei ajunge să căuți filme pe Netflix. 

Ținuta

Vei râde, dar nu recomand să lucrezi în pijamale. O perioadă și am numit pijamalele ”ținută de birou”, dar m-am observat că sunt mai productivă îmbrăcată în ținuta de stradă. Creierul, bată-l vina!

Evită tentațiile. 

În munca de acasă sunt multe tentații. Să te joci cu copilul, cu pisica, chiar și cu display-ul. Să rătăcești în navigare din link în link. Să îți fie foame mai des. 

Tool-uri free care te organizează și care permit colaborarea

Pun doar câteva, unele enumerate mai sus și pe care le folosesc zilnic sau cel puțin recurent. 

  • 👉 Agantty.com – planific luna și văd derularea. E colaborativ potrivit și pentru echipe. Completez cu Google calendar.
  • 👉Clockify.com – permite monitorizarea timpului lucrat și … irosit. Și acesta permite monitorizarea timpului pentru activități în colaborare. 
  • 👉 Google Drive – pentru editarea oricărui tip de document. 
  • 👉 Google Calendar – mai puțin, e mai degrabă personal pentru remindere de întâlniri. 

Pentru comunicare folosesc în special mail. Apoi whatsApp, dar nu sunt cel mai mare fan. Îl folosesc pentru confirmări rapide. Similar folosesc rareori Facebook.  Pe whatsApp se consumă timp inutil ca în acele glume despre adunarea mamelor.

 Facebook pare prea social pentru mintea mea. În plus, pe ”mess-uri” nu ai follow up și ești tentat să dai un răspuns înainte de a clarifica un proiect. 

Alte chestii pentru concentrare care posibil să vi se pară Vodoo, dar funcționează

Creierul nostru e cel mai bun prieten, dar ne poate fi și dușman când lasă gândurile să se plimbe aiurea. Există totuși remedii pentru concentrare. Ce am făcut:

  • 🧘‍♀Ascult muzică tonică, în special jazz. Există pe Youtube playlisturi dedicate pentru ”work”.
  • 🧘‍♀ Am cumpărat subliminale pentru focus. Tot ce aud e sunetul valurilor, mesajul e subliminal și chiar funcționează.
  • 🧘‍♀ Puteți contacta un hipnoterapeut să vă facă un script de auto-hipnoză pentru focus. Pare Vodoo, dar chiar funcționează. Dacă vă gândiți să cumpărați online, aveți totuși grijă la cine vinde, să fie terapeut (hipnoterapeut, nu hipnotist). Dacă aveți nevoie de recomandări, contactați-mă în privat.:) 

Mă opresc aici.  Încă o chestie de final. Dacă nu îți place să lucrezi nici la birou, nici acasă, schimbă jobul. 😀

Hai să ne apucăm de treabă. Să crape corona de ciudă că nu ne distrage de la muncă! 🙂

Corina Stefan

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmailby feather